Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Aulanko Outdoorsin henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen
rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 1.1.2019. Tietoja päivitetty 1.1.2020

1. Rekisterinpitäjä

Aulanko Outdoors (Fenix Ohjelmapalvelut Oy:n sivutoiminimi) Katajistontie 1, 13220 Hämeenlinna, Y 2093370-5. Seloste koskee myös Aulanko Outdoorsin hallinnoimaa, Katajistonranta markkinointinimeä käyttävää matkailu- ja kokouskohdetta samassa osoitteessa.

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö Kirsi Reinikka, info@aulankooutdoors.fi 044-767 4772

3. Rekisterin nimi Aulanko Outdoorsin ja Katajistonrannan asiakasrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on esimerkiksi asiakassuhde, työsuhde tai joissain tapauksissa henkilön suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ovat: asiakkaan tilausten käsittely ja toimitus tai palvelun tuottaminen asiakkaalle, toiminnan ja palveluiden sekä käyttäjäkokemuksen kehittäminen, asiakassuhdeviestintä ja asiakassuhteen ylläpito, laskutus (ml. maksujen valvonta ja perintä), oikeudellisten velvoitteiden täyttäminen (mm. kirjanpitolain osalta), suoramarkkinointi asiakkaalle postitse, sähköpostitse ja puhelimitse

Aulanko Outdoors oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot kuten asiakaspalaut

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, majoituskorteista, ostotilanteista, verkkokaupasta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa tai laki edellyttää. Jos palvelun tuottaminen tai laki edellyttää, rekisterin pitäjä voi luovuttaa välttämättömät tiedot mm. seuraaville kolmansille osapuolille: taloushallintokumppanit, sähköisten palveluiden tuottajat ja viranomaiset.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti (esim. sähköpostitse) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (kuukauden kuluessa). Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjapitolaissa (luku 2, 10§) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).